Jaké dokumenty podléhají přísnějším pravidlům doručování dle zákoníku práce?

V pracovněprávních vztazích existuje několik dokumentů, jejichž doručování vyžaduje zvláštní pozornost a je vázáno na pravidla stanovená v § 334 až § 337 zákoníku práce. Jedná se o písemnosti, které zákon řadí mezi jednostranné právní úkony, jejichž doručení je podstatné pro jejich účinnost. Mezi ty nejvýznamnější patří výpověď z pracovního poměru, okamžité zrušení pracovního poměru, zrušení pracovního poměru ve zkušební době nebo mzdový či platový výměr.[1]

U ostatních písemností, mezi které patří např. dodatek k pracovní smlouvě, návrh na uzavření pracovní smlouvy či jeho akceptace, ale i dohoda o ukončení pracovního poměru, se doručování řídí obecným režimem upraveným v občanském zákoníku. K tomu více v našem článku o doručování v soukromoprávních vztazích z listopadu.

Doručování písemnosti zaměstnavatelem zaměstnanci

Primární způsoby doručení

1. Osobní doručení
Zákoník práce klade důraz na osobní doručení písemností zaměstnanci. Ideální je předání přímo na pracovišti, kde zaměstnavatel může zajistit okamžité potvrzení o převzetí písemnosti. Pokud se zaměstnance nepodaří zastihnout na pracovišti, může mu být dokument doručen na jiném místě, kde se zdržuje – například doma. Písemnost může doručit také jiný zaměstnanec nebo osoba zmocněná plnou mocí.

Osobní doručení je považováno za nejbezpečnější z hlediska právní jistoty. Pokud zaměstnanec odmítne písemnost převzít, je i přesto dokument považován za doručený dnem odmítnutí. Tuto skutečnost je však potřeba jednoznačně zdokumentovat, například přítomností svědků nebo sepsáním záznamu o odmítnutí.

‍2. Doručování do datové schránky
Datová schránka je v posledních letech stále častěji využívána, a to nejen ve vztahu k veřejné správě, ale také v pracovněprávních vztazích. Pokud zaměstnanec disponuje datovou schránkou a neznepřístupnil ji pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby, může mu být písemnost doručena touto cestou. Pro tento způsob doručení zaměstnavatel nepotřebuje výslovný souhlas zaměstnance, což je oproti elektronickému doručení e-mailem výhoda. Druhou výhodou je kratší lhůta pro fikci doručení, [2] která činí 10 dní.

3. Elektronické doručování
Doručováním prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací se rozumí nejčastěji doručení e-mailem, případně prostřednictvím různých HR systémů či podepisovacích služeb. V pracovněprávních vztazích může být tento způsob doručování použit pouze za splnění určitých podmínek, a to:

a) Souhlas zaměstnance: Zaměstnavatel musí od zaměstnance získat výslovný souhlas s elektronickým doručováním, který musí být písemný a musí být uveden na samostatné listině (tj. nesmí být zahrnut v pracovní smlouvě ani jiném pracovněprávním dokumentu). V souhlasu musí být uvedena konkrétní elektronická adresa zaměstnance, která bude používána pro doručení a která nesmí být v dispozici zaměstnavatele.[3]

b) Uznávaný elektronický podpis dokumentu: Samotný doručovaný dokument, například výpověď, musí být opatřen uznávaným elektronickým podpisem zaměstnavatele.[4]

c) Potvrzení doručení: Aby bylo doručení účinné, zaměstnanec musí doručení potvrdit. Pokud tak neučiní, nastává fikce doručení 15. den ode dne dodání.

Rychlost, jednoduchost a úspora nákladů – to jsou hlavní benefity elektronického doručování. Dokumenty mohou být doručeny během několika minut, a to bez nutnosti fyzického předání. Zaměstnavatelé zároveň získávají možnost archivovat doručené dokumenty v digitální podobě, což usnadňuje jejich případné dohledání.

Na druhou stranu přináší elektronické doručování i určitá rizika. Zaměstnanci mohou svůj souhlas s elektronickým doručováním kdykoliv písemně odvolat. Pokud navíc písemnost nelze doručit elektronicky (např. kvůli plné e-mailové schránce), je doručení považováno za neúčinné a fikce doručení nenastane. V případě sporu pak může být obtížné prokázat, že e-mail byl zaměstnanci skutečně dodán do jeho elektronické schránky.

‍Sekundární způsob doručení

‍Tento způsob doručení lze použít až v případě, že doručení na pracovišti zaměstnavatele je nemožné (např. protože zaměstnanec pracuje výhradně na dálku), proto jej označujeme jako sekundární.

‍4. Doručování prostřednictvím provozovatelem poštovních služeb

‍Zaměstnavatel musí vybrat takovou poštovní službu, která dodání doloží písemným záznamem o doručení. Písemnost lze zaslat doporučeným dopisem s dodejkou na poslední adresu, kterou zaměstnanec zaměstnavateli písemně sdělil. Pokud zaměstnanec není zastižen, je poštovní službou vyzván písemným oznámením o neúspěšném doručení písemnosti,[5] aby si písemnost do 15 dnů vyzvedl. I zde zákon zavedl fikci doručení, tedy pokud si zaměstnanec zásilku nevyzvedne, považuje se za doručenou posledním dnem úložní lhůty, která činí 15 dní. Stejně tak bude zásilka brána za doručenou, pokud zaměstnanec odmítne nebo jinak znemožní doručení.

Doručování písemnosti zaměstnancem zaměstnavateli

Zaměstnanec může doručit písemnost zaměstnavateli různými způsoby, které zahrnují osobní předání, využití datové schránky, prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, ale i prostřednictvím třetích osob, jako jsou kurýři či provozovatelé poštovních služeb.

Zákoník práce totiž nestanoví povinnost doručovat písemnosti zaměstnavateli konkrétním způsobem, jako je tomu u doručování zaměstnanci. Důležité je zajistit, aby se písemnost dostala do sféry dispozice zaměstnavatele, tj. aby byla doručena oprávněnému zástupci zaměstnavatele, například statutárnímu orgánu, vedoucímu zaměstnanci nebo osobě pověřené přebíráním písemností.

1. Osobní doručení

Dovozuje se, že zaměstnanec může doručit písemnost zaměstnavateli jak v místě sídla zaměstnavatele, tak i na pracovišti zaměstnance nebo na jiném místě, kde zaměstnavatel přebírá obvykle písemnosti (např. sekretariát, recepce). Zaměstnavatel je povinen na žádost zaměstnance písemně potvrdit převzetí písemnosti.

2. Elektronické doručení

Na rozdíl od zaměstnavatele nemusí zaměstnanec podepsat doručovanou písemnost uznávaným elektronickým podpisem, postačí podpis prostý. I zde se ale vyžaduje souhlas zaměstnavatele s elektronickým doručováním (včetně oznámení elektronické adresy pro doručování) a následné potvrzení doručení. Pokud zaměstnavatel doručení nepotvrdí, nastane 15. den po dodání fikce doručení.

3. Doručení prostřednictvím datové schránky
Stejně jako u doručování zaměstnavatelem zaměstnanci záleží na tom, zda si zaměstnavatel neznepřístupnil datovou schránku pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby. I u zaměstnavatele se aplikuje fikce doručení s 10denní lhůtou.

‍4. Doručení prostřednictvím poštovních služeb nebo kurýrem

Zaměstnanec může písemnost zaslat prostřednictvím provozovatele poštovních služeb nebo kurýrem. Pokud však zaměstnavatel zásilku nepřevezme (např. odmítne, není zastižen nebo nevyzvedne uloženou zásilku), nastane fikce doručení a písemnost se považuje za doručenou okamžikem, kdy zaměstnavatel získal objektivní možnost se s ní seznámit.

‍

Praktická doporučení pro zaměstnavatele

Klíčem k úspěchu jsou především dobře nastavená pravidla pro doručování a správná evidence všech kroků doručovacího procesu, ať už jde o potvrzení o převzetí písemností, nebo záznamy o odeslání dokumentů e-mailem či datovou schránkou.

Pro minimalizaci rizika dále doporučujeme:

· Získat od zaměstnanců písemný souhlas s elektronickým doručováním hned při nástupu do zaměstnání. Pokud si nejste jisti, jak by měl takový souhlas vypadat, rádi Vám s přípravou pomůžeme.

· U vybraných dokumentů dbát na dodržování zvláštních pravidel doručování dle zákoníku práce.

·  Přednostně doručovat dokumenty osobně či prostřednictvím datové schránky a elektronické doručení využívat jen v nezbytných případech.

Správné doručování pracovněprávních písemností není jen otázkou dodržení právních povinností, ale i způsobem, jak předejít nedorozuměním a konfliktům. Zatímco technologie usnadňují doručování elektronickou cestou, je důležité nepodcenit přípravu a dbát na splnění všech zákonných požadavků. Při dodržení těchto zásad se zaměstnavatelé i zaměstnanci mohou vyhnout zbytečným komplikacím a zajistit hladký průběh pracovněprávních procesů.

‍

‍
[1] Další písemnosti jsou odvolání výpovědi z pracovního poměru, odstoupení od pracovní smlouvy, výpovědi nebo okamžitého zrušení právního vztahu založeného dohodou, tzv. faktických úkonů - např. vytýkacího dopisu podle § 52 písm. g) zákoníku práce, výzvy k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků ve smyslu § 52 písm. f) zákoníku práce apod. a odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa.

[2] Fikce doručení zjednodušeně znamená, že i pokud si zaměstnanec datovou zprávu neotevře či se do datové schránky vůbec nepřihlásí, bude písemnost po uplynutí lhůty zákonem brána jako doručená.

[3] Nelze tedy použít pracovní e-mail ani adresu zaměstnance v HR systému zaměstnavatele, ke které by mohl mít zaměstnavatel přístup nebo kterou by mohl jinak ovládat (např. ji zrušit a smazat).

[4] Uznávaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis.

[5] Oznámení musí obsahovat kde, od kterého dne a v kterou dobu si může písemnost vyzvednout. V oznámení musí být zaměstnanec rovněž poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti nebo neposkytnutí součinnosti nezbytné k doručení písemnosti.